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Estructura Organizacional

FUNCIONES DEL NOTARIO

  • Firmar las escrituras originales y las copias de las mismas con destino a la oficina de registro respectiva.
  • Atender público y dar consultas.
  • Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.
  • Firmar libro de varios.
  • Firmar registros civiles, originales y copias.
  • Firmar autenticaciones.
  • Autorizar autenticación biométrica
  • Dar testimonio de la  autenticidad de firmas de particulares tengan la firma registrada ante la notaría.
  • Aprobar gastos o compras diferentes a las del giro ordinario de la notaria.
  • Autorizar el manejo de las cuentas bancarias, realizar pagos y demás actividades con entidades bancarias.
  • Celebrar matrimonios civiles.
  • Revisar, responder y actualizar el correo electrónico de la notaría.
  • Gestionar el personal.
  • Ingresar poderes al VUR (plataforma virtual)
  • Enviar informes a la Superintendencia de Notariado y Registro y a la Unión Colegiada de Notarios
  • Revisar y aprobar la relación de ingresos.
  • Revisar y firmar la correspondencia dirigida a otros despachos, organizaciones públicas y privadas.
  • Realizar audiencias de conciliación.
  • Firmar  notas  libros  que  conforman  el  protocolo  de escrituración.
  • Aprobar gastos o compras diferentes a las del giro ordinario de la notaria.
  • Autorizar el manejo de las cuentas bancarias, realizar pagos y demás actividades con entidades bancarias.
  • Realizar servicios a domicilios.
  • Asistir a eventos sociales.

FUNCIONES DEL PROTOCOLISTA

  • Elaborar escrituras públicas.
  • Realizar informe anual para la DIAN.
  • Actualizar constantemente los criterios legales en temas notariales.
  • Reemplazar a la notaria (ocasionalmente).
  • Orientar a los usuarios.
  • Ofrecer asesorías jurídicas internas y externas.
  • Recibir y revisar documentos para elaborar escrituras

FUNCIONES COORDINADORA DE REGISTRO

  • Atender público interno y externo.
  • Realizar autenticaciones.
  • Hacer anotaciones en registros.
  • Entregar copia de escrituras de matrimonio civil.
  • Contestar la correspondencia
  • Expedir copias de escrituras, registros de nacimiento, matrimonio y defunción, libro de varios y otros libros que reposan en archivo
  • Registrar nacimientos, matrimonios y defunciones.
  • Recibir y asentar sentencias.
  • Hacer y enviar reportes mensuales a la Registraduría del Estado Civil
  • Archivar y tener en orden y al día lo concerniente con el archivo
  • Contestar y hacer llamadas

FUNCIONES CAJERA

  • Liquidar y cobrar escrituras publicas
  • Cobrar autenticaciones y demás servicios que presta la notaría
  • Enviar informes contables a la contadora
  • Archivar Escrituras Publicas
  • Realizar cuadre de caja
  • Revisar facturación de escrituración.
  • Realizar consignaciones.
  • Revisar cuentas por pagar y realizar el pago.
  • Realizar llamadas y atender inquietudes de los usuarios.
  • Recepción de correo (ocasionalmente).
  • Coordinar diligencias del servicio de mensajería interno de la Notaría.

FUNCIONES SERVICIOS GENERALES

  • Mantener el orden y aseo de la Notaría.
  • Ofrecer el servicio de cafetería.
  • Realizar las actividades de mensajería.
  • Controlar el inventario de insumos.
  • Colaborar con autenticaciones, fotocopiado y contestar el teléfono (ocasionalmente)
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